С 1 сентября 2024 года представление машиночитаемой доверенности (МЧД) является обязательным для организаций и индивидуальных предпринимателей при отправке электронных документов за подписью уполномоченного представителя.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе — уполномоченном работнике — и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — электронная доверенность.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат и требования к содержанию, что помогает информационным системам и сервисам автоматически считывать сведения из нее.

Зачем ввели МЧД?

Ранее сотрудники заверяли документы компании двумя способами:

1. Использовали сертификат электронной подписи юрлица. В нем указывали данные сотрудника и его принадлежность к компании. Способ безопасный, однако не всегда позволяет проверить полномочия сотрудника.
2. Использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень рискованный, поскольку сотрудник, у которого есть доступ к ключу директора, может совершать любые действия от лица организации, например, ликвидировать компанию или вывести все деньги с ее счета.

С 1 сентября 2024 сотрудники и уполномоченные лица могут использовать только сертификат электронной подписи физлица. В нем есть личные данные сотрудника и нет информации о компании. Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник при подписании документов прикладывает МЧД.

Такая схема работы с МЧД будет намного безопаснее и для организации, и для сотрудника.

Создать МЧД можно как на сайте ФНС по ссылке https://m4d.nalog.gov.ru/emchd, так и в специальных сервисах, например, в Контур.Доверенности. Так же можно создавать их самостоятельно в информационной системе компании (требования к составу прописаны в Приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857).

Обращаем внимание, что при формировании машиночитаемой доверенности полномочия сотрудника выбираются из единого справочника – классификатора полномочий.

В случае, если у сотрудника Участника закупки не будет хватать полномочий на работу с закупками (подача заявки, подписание договора и т.д.), Заказчик может отклонить заявку Участника либо признать договор не заключенным, а самого Участника — уклонившемся от заключения договора.

Во избежание данных ситуаций, необходимо в полной мере раскрыть полномочия сотрудников или уполномоченных лиц согласно данному классификатору при создании МЧД.

Хранится МЧД может в разных системах. Все зависит от того, где директор подписал доверенности, куда их будут передавать и как настроена работа в организации.

Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

• отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
• указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные. Чтобы пользоваться этим способом, информационная система компании должна уметь обращаться к общей базе.

Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:

• срок действия доверенности;
• полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
• электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Для этого можно воспользоваться сайтом ФНС по ссылке https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/check-status.